Jak przygotować się do udziału w wydarzeniu online?

W 2020 roku wirtualne konferencje i meetupy stały się nową normą. Pozwalają na równie efektywną edukację i networking co tradycyjne wydarzenia na żywo. Wymagają jednak innego rodzaju skupiania i nie są tak stymulujące. Jak zaplanować swój udział w wydarzeniu online, by wynieść z niego jak najwięcej? 

Inspirujące spotkania w globalnej wiosce

Pandemia i wynikające z niej obostrzenia wymusiły na nas tymczasową rezygnację z uczestnictwa w festiwalach, koncertach, konferencjach czy targach. W ich miejsce pojawiło się bogata oferta różnego rodzaju wydarzeń online. Marzyłeś o wyjeździe na festiwal w Teksasie? Chciałabyś zadać pytania ekspertom z drugiego końca kraju? Teraz to możliwe, tak jak poznawanie ludzi z całego świata i poszerzanie swojej sieci kontaktów. Nie musisz ponosić kosztów i tracić czasu na dojazd. Odpada pakowanie się i niezbędna logistyka. Co nie oznacza, że udział w wydarzeniu online nie wymaga przygotowań.

Zapisujesz się i co potem? Garść wskazówek

W Infoshare doskonale znamy ten temat, z obu stron: organizatora i uczestnika. W 2020 roku zorganizowaliśmy 6-dniową konferencję Infoshare 2020 Online, jak i cykl online meetupów Tech3camp. Sami też regularnie bierzemy udział w wydarzeniach online. Chętnie podzielimy się wiedzą i wskazówkami, jak wartościowo wykorzystać czas spędzony na e-konferencji czy webinarze.

Patrycja i Wojtek, doświadczeni specjaliści z naszego zespołu podpowiadają, co robić przed i w trakcie wydarzeń online, i dlaczego w ogóle warto brać w nich udział.

Dodaj do kalendarza, bierz czynny udział i odwiedzaj wirtualne stoiska

Patrycja Zacharzewska, Event Manager 

• Przed wydarzeniem

Przede wszystkim trzeba zastanowić się, co jest Twoim celem. Co chcesz osiągnąć, biorąc udział w konferencji? 

Zdobyć wiedzę? 
To polecam dokładny przegląd agendy i listy prelegentów jeszcze przed rozpoczęciem konferencji. Następnie warto wybrane prelekcje dodać do kalendarza, aby żadnej nie pominąć. Pamiętaj, aby zadawać pytania prelegentom na czacie i aktywnie uczestniczyć w dyskusjach. 

Znaleźć partnera biznesowego? 
Zachęcam do wypełnienia profilu o wszystkie informacje oraz umawiania spotkań 1:1 - matchmakingu (jeśli jest taka opcja w programie wydarzenia) i to najszybciej jak to możliwe, wtedy masz pewność, że odbiorca będzie jeszcze dysponował czasem.

• W trakcie 

Przed rozpoczęciem przygotuj sobie komfortowe miejsce i ogranicz dystraktory. Teraz powinieneś mieć już dodane do kalendarza (włącz powiadomienia w kalendarzu!) wszystkie interesujące Cię prelekcje, webinary, warsztaty oraz spotkania indywidualne w ramach matchmakingu.

Czas pomiędzy nimi wykorzystaj na odwiedzanie wirtualnych stoisk. Niestety nie znajdziesz na nich lemoniady, mini hamburgerów, kraftowego piwa czy innych łakoci, ale stoiska wirtualne też są fajne! Możesz porozmawiać z pracownikami firmy na czacie albo video callu, sprawdzić oferty pracy, zostawić swoje CV, a nawet wziąć udział w konkursach i webinarach! 

Precyzyjnie określ swój cel, zadawaj pytania i rób notatki

Wojtek Giżowski, Startup Project Manager

• Przed wydarzeniem 

Trzeba wiedzieć, po co poświęcam swój czas na event online. Czy interesuje mnie pojedyncza prelekcja, kilka, a może cały blok tematyczny? Może szukam okazji do poznania inwestora, klienta, mentora przy użyciu narzędzia do matchmakingu online? Precyzyjne określenie, co chcemy robić pozwoli nam, nie tylko zaoszczędzić czas, ale sprawi również, że wyjdziemy z wydarzenia z poczuciem zadowolenia.

• W trakcie 

Jeśli bierzemy udział w evencie, by rozbudować naszą sieć powinniśmy robić notatki z każdego spotkania. Niestety ludzka pamięć jest zawodna i pomieszanie, o czym, z kim się rozmawiało, może prowadzić do niepotrzebnych sytuacji. Jeśli oglądamy prelekcje, to powinniśmy przygotować ciche i wygodne miejsce oraz dobre słuchawki, by zwiększyć immersję. Warto też zadawać pytania. Istnieje szansa, że prelegent odpowie akurat na twoje.

Dlaczego warto brać udział w wydarzeniach online?

Patrycja: Wydarzenia online to bardzo dobre rozwiązanie dla osób introwertycznych, które nie przepadają za tłumami ludzi i natłokiem interakcji. Mogą korzystać z konferencji w domowym zaciszu oraz wybierać dogodne dla siebie formy interakcji, np. chat zamiast rozmowy na żywo. 
Warto brać udział w wydarzeniach online, bo innych aktualnie nie ma! :). Powiem więcej, warto brać CZYNNY udział, bo taki pomoże w realizacji zamierzonego celu!

Wojtek: Pod kątem networkingu widzę dwie główne korzyści w wydarzeniu online:

1. Precyzyjność. Narzędzie do spotkań video 1:1 (matchmaking), które udostępnialiśmy podczas Infoshare Online, umożliwia precyzyjnie zaplanowanie, z kim chcemy się spotkać. Ze względu na to, że o wiele wcześniej widzimy, kto jest dostępny, by się z nami spotkać.  
2. Szersza liczba osób dostępna na spotkanie. Jesteśmy jedynie ograniczeni naszą dostępnością. Możemy spotkać się osobami znajdującymi się setki kilometrów od nas, z którymi w offline niekoniecznie mielibyśmy okazję do poznania się. 

Zaangażowanie to podstawa

Według danych Markletic Event Research większość uczestników wydarzeń online bierze w nich udział w celach edukacyjnych. Drugim ważnym powodem jest networking. Ważne, by konkretnie ustalić swój cel, potraktować udział poważnie i zamarkować ten czas jako zajęty w swoim zawodowym i prywatnym kalendarzu. Nie pracować w tym czasie, nie wysyłać maili, nie scrollować Facebooka. Z wydarzeń online można wynieść naprawdę wiele wartościowych informacji i kontaktów. Wszystko zależy od zaangażowania uczestników (w tym wariancie nie możesz narzekać na kawę, jej jakość również zależy od Ciebie :)).