iSinsights: Jak zorganizować event i nie zwariować? 5 kluczowych cech dobrego event managera

 ADAM SMOLARCZYK, Event Manager w infoShare

Uważasz, że organizowanie eventów to łatwizna i każdy może się tym zajmować? Określenie “event manager” wywołuje w Tobie skojarzenie z kimś, kto nie przemęcza się spędzając długie godziny na piciu kawy? Jeśli tak, ten tekst jest dla Ciebie, bo żeby zorganizować duży event trzeba mieć charakter. Sprawdź, jakimi 5 cechami powinien wykazać się event manager, by z sukcesem zorganizować wydarzenie skali infoShare. 

Są to kreatywność, optymizm, przyjazne nastawienie… Żartowałem! Dziś będzie tylko o konkretach. Gotów?

1. Prawdziwy event manager jest nie do zdarcia. Kilka słów o fizycznej wytrzymałości

Wyobraź sobie, że do iS 2019 zostały 3 dni. Jest 5 maja. Niedziela. W trakcie majówki. Na budziku 5:00, prawdopodobnie śpisz i regenerujesz się po grillowaniu 4 maja, 3 maja, 2 maja i 1 maja. No, względnie jeszcze 30 kwietnia. 

Tymczasem w Gdańsku wstaje słońce, a wraz z nim ja - event manager. Od tego momentu przez następne 150 godzin, prześpię 25, a przepracuję większość pozostałych. Przez 3 dni montażu przemieszczając się po halach AmberEXPO, zrobię 3 półmaratony, a 2 kolejne podczas konferencji. 

Event manager po 3 dniach montażu

Teraz pomyśl, że jest 8 maja. Pierwszy dzień infoShare. Po kilku godzinach intensywnego uczestniczenia w wykładach czujesz spadek mocy? Wierz mi, że ja też. Ciebie zapraszam do Chillout Area, tymczasem ja jeszcze kilka godzinek poganiam po halach pilnując, by wszystko działało tak jak powinno. 

A może masz ochotę coś zjeść? Foodtrucki na Ciebie czekają. Zazdroszczę! Ja 3 godziny temu zjadłem pół drożdżówki w biegu, a drugie pół zostawiłem na kolację. 

2. Człowiek orkiestra - event manager wie, czym jest multitasking

Należy dodać, że sprawne przeprowadzenie montażu i eventu, to jedynie wykończenie złożonego procesu. To jak trafienie do siatki po genialnym dośrodkowaniu, wykonanym po jeszcze lepszym rozegraniu w środku pola. Tyle tylko, że na tym boisku jesteś sam - rozegranie i dośrodkowanie to Twoja robota.

Organizacja dużego eventu to kilkumiesięczny, energochłonny i bolesny proces. A dodatkowo w tygodniach bezpośrednio poprzedzających realizację musisz, mimo ogromnego zmęczenia, zachować koncentrację i dokładność. 

To jak? Czujesz, że masz ponadprzeciętną wytrzymałość, a minimum snu i głęboko ujemny dobowy bilans kaloryczny nie są Ci straszne? Gratuluję! Jesteś gotowy, żeby wystartować w Badwater 135. Ale na event managera to jeszcze ciut za mało.

3. Idealny event manager walczy z czasem i wygrywa. Zawsze!

Kto zawsze dotrzymuje terminów niech pierwszy rzuci kamieniem. Nikt nie rzuca? Ja też tego nie zrobię. Na ogół terminy nie są po to, by kurczowo się ich trzymać, ale by wyznaczyć początek końca. To sygnał do niespiesznego finiszowania projektu i zyskania na czasie. Brzmi znajomo? Trzeba uczciwie przyznać, że podczas wielomiesięcznych przygotowań eventu też zdarzają się opóźnienia w zamykaniu pośrednich etapów jego produkcji, ale termin imprezy jest ostateczny, święty i nieprzekraczalny.

Event manager jest skupiony na celu

Wzruszy Cię jako uczestnika infoShare, że jakaś dostawa się spóźniła, podwykonawca nie mógł dojechać, bo zwolnił mu się pracownik, a do tego doszło Bardzo Ważne Zamówienie? Nie poczekasz na mnie kilku dni, aż wszystko na spokojnie ogarnę. W godzinie zero wszystko musi być gotowe na tip-top. Żeby tego dopilnować event manager musi być zdyscyplinowany i zdeterminowany. Event manager może tylko wyobrażać sobie co to znaczy nie dotrzymać ostatecznego terminu, bo nigdy tego nie zrobił. Nawet nie dopuszcza myśli, że mógłby.

4. Event manager ma 64GB RAMu w głowie

Oczywiście liczba zachodzących rewolucyjnych zmian koncepcji i zapotrzebowań jest odwrotnie proporcjonalna do czasu pozostałego na ich realizację. Na miesiąc przed eventem jest jedna dziennie, a podczas montażu jedna na 5 minut. Event manager improwizuje i na bieżąco żongluje pojawiającymi się dziesiątkami (serio!) zadań, nadając im priorytety, osobiście je załatwiając, a czasem delegując (to lubimy najbardziej <3).

Umiesz jednocześnie odpisywać na kilka maili w niezwiązanych ze sobą sprawach, rozmawiać przez telefon (z pikającym w tle oczekującym kolejnym połączeniem), zapamiętywać prośby zaczepiających Cię w tym czasie osób i przy okazji nie zwariować, nie rzucić wszystkiego i nie wyjechać w Bieszczady?
 

5. The name is Manager, Event Manager - opanowany dżentelmen

Ja umiem, bo mam luz na bani. To jest jest ostatni element układanki. Same wytrzymałość, zawziętość tudzież dyscyplina nie uczynią Cię skutecznym event managerem, jeśli nie będziesz mieć chłodnej głowy, dystansu do tego, co robisz i życiowej wewnętrznej równowagi. Humor i opanowanie uratowały niejeden event. 

Event manager na Great Networking Party

Chcesz podzielić się swoją opinią na temat organizacji eventów? A może masz ochotę na wspólne bieganie? Napisz do mnie: asmolarczyk@infoshare.pl!