1. Wprowadzenie i wyzwania pracy:
- Prelegent prowadzi wiele projektów, takich jak newsletter, hosting, kursy, biznesy.
- Problem: duża ilość obowiązków powoduje wypalenie i trudności z odpoczynkiem.
- Wcześniejsze próby automatyzacji były utrudnione z powodu niedojrzałości narzędzi.

2. Klucz do skutecznej automatyzacji:
- Trzeba ustalić, co realnie zjada nasz czas i co chcemy zmienić.
- Rozłożenie procesów na elementy składowe i identyfikacja etapów do automatyzacji.
- Przykład automatyzacji newslettera: zbieranie treści, opisywanie, wysyłka, publikacja w social mediach.

3. Wykorzystane narzędzia i techniki:
- Kanały RSS i Feedly do zbierania i kategoryzacji treści.
- Automatyczne klasyfikowanie artykułów na podstawie przykładowych preferencji (prompt AI).
- Skrypy do wycinania i skracania artykułów (scraper tekstowy z backupem w przypadku blokad).
- Pobieranie i streszczanie napisów do filmów z API (darmowa wersja do 500 zapytań dziennie).
- Automatyczna korekta tekstów (gwoli uproszczenia, na poziomie amatora, nie zawodowca).
- Automatyczna generacja i publikacja grafik okładek do newslettera.
- Integracja kalendarza, sprzedaży oraz zgłoszeń reklamacji i bilety do zautomatyzowanego systemu (Sofia).

4. Agent automatyzujący „Sofia”:
- Jednostkowe wejście dla różnych kanałów komunikacji (iPhone-głos, Slack, Telegram).
- Zadania: filtrowanie maili i ticketów, streszczanie newsletterów, tworzenie powiązanych notatek, zarządzanie listą zakupów poprzez integrację z aplikacją Bring.
- Automatyczne reagowanie na alerty (np. ataki DDoS, powiadomienia o płatnościach proforma).
- System onboardingowy: codzienne podsumowanie sprzedaży, ticketów, kalendarza, zadań i priorytetów, redukcja powiadomień do tych najbardziej istotnych.
- Funkcja automatycznego odpisywania na fragmenty maili z bazą FAQ i dokumentacji.
- Kontrola jakości poprzez tworzenie tylko szkiców maili przygotowanych do zatwierdzenia.

5. Efekty automatyzacji:
- Skrócenie czasu przygotowania newslettera z 12-16 godzin do 4-5 godzin na wydanie.
- Zmniejszenie miesięcznego czasu rozliczeń z trenerami z 10 godzin do około 1 godziny.
- Znaczna redukcja powiadomień i rozproszeń, umożliwiająca odpoczynek bez ciągłego monitoringu biznesu.

6. Koszty i bezpieczeństwo:
- Roczny koszt narzędzi typu Make ok. 450 zł, miesięcznie modele językowe ok. 500-600 zł.
- Te koszty są relatywnie niskie w porównaniu z zatrudnieniem asystenta.
- System można postawić na tanich serwerach VPS.
- Podkreślenie znaczenia bezpieczeństwa danych i ostrożności w automatyzacjach związanych z finansami i danymi wrażliwymi.

---

Zadania do wdrożenia / rekomendacje:
- Zidentyfikować najbardziej czasochłonne i powtarzalne procesy w swoim biznesie i życiu prywatnym.
- Rozbić te procesy na mniejsze kroki, które można zautomatyzować.
- Wykorzystać kanały RSS oraz narzędzia do automatycznego filtrowania i klasyfikacji treści.
- Stosować automatyczne generowanie notatek i streszczeń z artykułów oraz filmów.
- Implementować system jednolitego punktu komunikacji (szyna danych) do kontrolowania wielu kanałów.
- Automatyzować procesy rozliczeń, faktur i korespondencji mailowej z zachowaniem kontroli człowieka (human in the loop).
- Wprowadzić onboarding automatyczny – codzienne podsumowania i priorytetyzację zadań.
- Dbać o minimalizację powiadomień, aby unikać nadmiaru i rozproszenia.
- Zabezpieczyć dane i zachować kontrolę nad automatyzacjami zwłaszcza w obszarach finansowych i danych osobowych.
- Rozważyć tani hosting automatyzacji na VPS i koszty narzędzi jako alternatywę dla zatrudnienia asystenta lub pracowników.